L'efficienza aziendale? Non può prescindere da un magazzino ben gestito

In azienda, quando si decide di intraprendere un percorso di efficientamento di un processo produttivo, quasi mai si attribuisce il giusto peso al ruolo che la gestione delle scorte e del magazzino rivestono sulla continuità operativa e sui costi di gestione di un impianto. 
Al suo interno, in attesa di utilizzo, le materie prime, gli intermedi di lavorazione, le parti di ricambio e i prodotti da spedire, giocano un ruolo essenziale in cui l’equilibrio tra disponibilità e indisponibilità genera importanti impatti sulla business continuity e sui costi di gestione. 
Infatti, una cattiva gestione delle scorte può portare a errori comuni, le cui conseguenze sono riconducibili a tre categorie:

• prelievo di materiale sbagliato
• qualità del materiale non adatta
• quantità disponibile eccessiva o insufficiente 

L’eventualità di prelevare un materiale sbagliato, può verificarsi a causa di problemi in una o più delle fasi della supply chain. Un errore può potenzialmente generarsi in fase di redazione di una specifica o a causa di inesattezze da parte del fornitore nel processo di approntamento del bene richiesto. Altri errori invece possono verificarsi una volta che il bene ha raggiunto il magazzino durante le fasi di accettazione, codifica, stoccaggio come anche in fase di prelievo.

Essere riusciti a prelevare il materiale corretto ancora non è sufficiente a garantire che questo sia idoneo alla sua funzione. Esso deve trovarsi nelle condizioni adeguate all’utilizzo. Un materiale potrebbe non rispettare i requisiti di qualità richiesti, a causa di una sua cattiva gestione delle fasi di approntamento e accettazione. Altrettanto delicate, al fine di una corretta conservazione, sono le condizioni di trasporto sia “verso il” che “dal” magazzino e la sua gestione durante il periodo di stoccaggio. Quest’ultima deve tener conto di eventuali processi spontanei di degradazione o richiedere particolari cure che vanno dal condizionamento microclimatico all’esecuzione di vere e proprie attività di preservazione.

Per quanto riguarda le quantità disponibili, è possibile commettere errori legati alla scelta dei livelli di stock desiderati. Questi possono essere in eccesso, comportando immobilizzi di capitale e appesantendo la gestione del magazzino, oppure in difetto creando le premesse di eventi di stock-out con conseguente interruzione del processo di produzione o di fornitura di beni e servizi verso la propria clientela. Oltre che dalla scelta dei livelli di stock, la disponibilità dei materiali può essere anche compromessa dalla mancata registrazione degli ingressi e soprattutto delle uscite di materiali.

Cosa dunque possono fare le aziende per migliorare la gestione dei propri magazzini?
In primo luogo, possono avviare azioni di miglioramento affidandosi, quando tempo o know-how necessari non dovessero essere disponibili internamente, al supporto di professionisti esperti come Bureau Veritas Nexta. Essi, analizzate le modalità di gestione, intraprenderanno le azioni necessarie, tra le quali:

• inventario. Identificazione tutti i materiali presenti in magazzino per quantificarne le giacenze e isolare i materiali superflui (perché ormai superati, scaduti o perché si tratta di oggetti inutilizzati). Quest’analisi consente di acquisire consapevolezza delle scorte e di organizzarle in modo funzionale. Ciò si traduce in un minor rischio di stock out, nel recupero fino al 10% del valore delle scorte, nella riappropriazione di aree adibite a stoccaggio temporaneo e nell’eventuale recupero del valore di materiali estranei al magazzino.

• ottimizzazione delle scorte. Identificazione delle strategie di gestione e dei livelli di stock ottimali di parti di ricambio e materie prime, allo scopo di minimizzare sia i loro costi di gestione a magazzino sia le durate del fermo impianto in caso di guasto. I risultati attesi da questa fase sono quelli di poter calcolare con precisione il rischio di stock out per i materiali critici e la riduzione dei costi di gestione del magazzino tra il 10% e il 30% del valore delle scorte.

• analisi di interscambiabilità. Identificazione di articoli analoghi registrati con codici identificativi differenti oppure funzionalmente equivaleti. L’operazione contribuisce alla riduzione dei codici di magazzino e all’identificazione dell’opportunità di stoccaggio unificato tra diversi impianti o magazzini di una stessa azienda.

• ottimizzazione layout. Identificazione della disposizione ottimale degli spazi e dei materiali da ospitare. Il progetto punta alla massimizzazione dell’efficacia e dell’efficienza delle risorse utilizzate nella gestione del magazzino, alla riduzione dei tempi di messa a disposizione dei materiali più critici, ad ottimizzare i tempi di lavoro degli addetti alla gestione del magazzino e, contemporaneamente, ad alzare il livello di sicurezza dello spazio con una riduzione dei prelievi in quota e una diminuzione dello spazio percorso all’interno dell’area di stoccaggio. 

• redazione/revisione procedure di gestione. Formalizzazione di quei processi che vengono attuati nella supply chain dalla specifica di acquisto al prelievo in magazzino.

• supporto implementazione di un Warehouse Management System. La gestione di un magazzino è un’operazione complessa, che richiede l’elaborazione di una mole importante di codici e di dati, per questa ragione, affinché la gestione di movimenti di magazzino sia effettuata correttamente, nel minor tempo possibile e con i migliori risultati possibili è necessario individuare, implementare e popolare con i dati i tool di automazione e software che meglio si adattano alle necessità specifiche di ogni azienda.

Indipendentemente dalla causa, in presenza di una gestione impropria del magazzino, le conseguenze da pagare sono spesso significative in termini di: 
1. cattivo uso o perdita totale del capitale investito nell’acquisto di materiali non necessari 
2. rischi di fermo impianto prolungato in caso di guasti e conseguente mancata produzione/erogazione di servizi.

È evidente come entrambe siano in grado di minare la competitività e la reputazione di un’azienda. Conviene dunque poter identificare tempestivamente i propri punti deboli, porvi rimedio e poter concentrare la propria attenzione alle attività “core” dell’azienda.