Un magazzino ricambi che funziona e che fa risparmiare denaro

La gestione di un magazzino prevede un approccio complesso e strutturato, considerando le importanti ricadute sul business e sullo svolgimento delle attività che una conduzione poco accorta, approssimativa o errata possono avere. Soprattutto, se il magazzino è quello “ricambi”, l’azienda interessata non può permettersi un fermo-macchine troppo prolungato. Un esempio sono le imprese dell’Oil&Gas, del Power&Utility o che erogano servizi essenziali per collettività. Ma quali sono i principali problemi di gestione del processo logistico che porta all’acquisto e allo stoccaggio di pezzi di ricambio?
Da un lato bisogna prevenire un prolungamento del fermo impianto a causa della mancanza di disponibilità di un pezzo di ricambio nell’eventualità di guasto ad un macchinario fondamentale per il funzionamento del processo di produzione. Infatti, l’impossibilità di attivare una riparazione in tempi rapidi porterà a un prolungato fermo dell’attività. Una situazione che, a seconda del servizio o prodotto offerto, può produrre mancate vendite, disagi o disservizi, richieste di danni e risarcimenti, oltre a un danno reputazionale nei confronti di clienti non ancora consolidati che potrebbero percepire l’azienda come inefficiente o inaffidabile.
Dal lato opposto non è praticabile come soluzione quella di operare in presenza di “alti” livelli di scorta.
Possedere troppi pezzi di ricambio, di una stessa parte, non è necessariamente un vantaggio: immobilizzare importanti risorse economiche in attesa di un guasto, rinunciando a fare altri investimenti su attività core, rischia di essere più dannoso delle conseguenze statistiche del guasto.
Inoltre, l’acquisto di un numero eccessivo di pezzi di ricambio espone gli stessi a un rischio maggiore di obsolescenza, specialmente se si tratta di componenti tecnologicamente avanzate. Il pericolo è quello di trovarsi fra le mani, al momento del bisogno, manufatti “vecchi” e sorpassati.
Infine, i pezzi di ricambio – come ogni merce stoccata – occupano uno spazio fisico, necessitano di personale e strumenti per la loro gestione e movimentazione, devono essere custoditi ed eventualmente assicurati. Tutti questi fattori vanno a incidere in modo non trascurabile sui costi di un’impresa.
Cosa fare allora? Come non passare dall’essere “sotto scorta” (altamente rischioso) all’essere troppo “coperti” (economicamente svantaggioso)?
I numeri e i dati aiutano, soprattutto se supportati e affiancati da analisi circostanziate e approfondite della situazione reale del magazzino e del processo di produzione. In particolare, avere il controllo dei ricambi, significa decidere per ciascuno di essi se tenerlo o non tenerlo a scorta.
Nel primo caso sarebbe opportuno definire anche: a) il livello di riordino, b) la scorta di sicurezza e c) la dimensione del lotto di riordino.
Per effettuare la scelta e determinare i valori ottimali dei parametri di “scortabilità”, è fondamentale operare una classificazione dei ricambi in base alla loro criticità, alla domanda, alla loro disponibilità (tempi totali di approvvigionamento) e al loro valore. Questi possono essere ricavati – secondo una metodologia ben consolidata – dall’analisi dei movimenti di magazzino. Un approccio, quest’ultimo non sempre praticabile, in quanto le informazioni relative ai movimenti o sono scarse o non sono state correttamente raccolte. In ogni caso, si tratta di un metodo incompleto che considera solo utilizzi di ricambi relativamente a eventi già verificatisi mentre non vi è alcuna garanzia contro eventi critici statisticamente probabili, ma ancora mai accaduti sul sito.
Uno studio RBSPM (Reliability Based Spare Parts Management) combina entrambi gli approcci tenendo in considerazione sia i dai storici che le informazioni statistiche di affidabilità utilizzate nell’ingegneria di manutenzione.
 

Quello dell’ottimizzazione è sicuramente l’aspetto più importante per un’efficiente gestione delle scorte di magazzino, ma non è il solo.
In generale, operare senza un approccio strutturato, in uno stato di carenza di informazioni – o di informazioni poco aggiornate – e senza la reale contezza di ciò che si possiede è foriero di errori, ritardi ed esborsi economici ingiustificati. 
Ugualmente negative sul buon funzionamento di un magazzino sono le procedure poco chiare o la confusione sui ruoli; per esempio nel caso in cui troppo poche o troppe persone vi abbiano accesso e ne conoscano il contenuto. Anche in questo frangente è molto probabile che ne derivino situazioni dannose.
In definitiva, investire sul miglioramento dei processi di gestione delle parti di ricambio e dei magazzini, si presenta come una scelta vincente che garantisce un ritorno economico che va da decine a centinaia di volte l’investimento fatto.